Comptabilité et gestion de l’association (partie 2)
Points de vue d’expert | 14 novembre 2023
Les principaux aspects de la gestion des associations
Internalisation ou externalisation de la comptabilité de l’association
L’association peut décider d’internaliser ou d’externaliser la tenue de comptabilité. Ce choix va dépendre de différents critères :
- les ressources internes
- le coût
- la taille et la nature de l’activité
La tenue comptable en interne est souvent privilégiée par les entités de taille importante bénéficiant de ressources significatives et nécessitant un suivi comptable très régulier et d’une information rapidement disponible en interne. Les associations de plus petite taille privilégieront l’externalisation de la tenue de comptabilité auprès d’un expert-comptable.
Que la tenue de comptabilité soit effectuée en interne ou en externe par l’expert-comptable, ce dernier pourra intervenir pour l’établissement des documents de synthèse : bilan, compte de résultat et annexe des comptes de l’association.
Procédures comptables et contrôle interne
Il est recommandé aux associations de rédiger un document décrivant les procédures et l’organisation comptable mises en place. De même, il est conseillé de formaliser par écrit toute procédure qui permette le fonctionnement d’un contrôle interne efficace et permettant de sécuriser les différentes opérations de l’association.
Un accent peut être mis sur la séparation des tâches qui doit prévenir au mieux les risques d’erreur et de fraude. Il conviendra en particulier de s’assurer que la personne en charge des écritures comptables de l’association n’a pas en même temps la « signature bancaire ».
La comptabilité analytique
Alors que la comptabilité générale retrace les opérations par nature de charges et de recettes pour l’ensemble de l’association, la comptabilité analytique va permettre de compléter et d’affiner cette vision en offrant des possibilités de découpage des recettes et dépenses par activités, par projet ou action, par zone géographique, par fonction ou encore par financement.
Elle est un complément très utile pour identifier les activités déficitaires ou excédentaires, pour les rendus de comptes aux différents financeurs et plus largement pour le contrôle des coûts. Plus globalement, elle permet un pilotage éclairé.
Etablissement du prévisionnel d’activité (ou budget d’activité)
Tout comme pour les entreprises du secteur marchand, l’établissement d’un prévisionnel d’activité est fortement conseillé pour les organismes sans but lucratif. Cet outil projette les recettes et les dépenses à venir, offrant ainsi une anticipation des résultats futurs et une vision prospective de la situation financière.
Il faut noter que les statuts des associations prévoient très souvent l’approbation d’un prévisionnel d’activité de l’exercice N+1 par l’assemblée générale appeler par ailleurs à statuer sur les comptes de l’exercice N.
Suivi de l’exécution budgétaire
Une fois le budget d’activité établi, il convient d’en suivre l’exécution. Cela signifie comparer régulièrement les dépenses et recettes réelles avec les prévisions établies. Ce suivi permet de rectifier le tir en cas d’écart et d’éviter des engagements de dépenses non financés qui pourraient mettre l’association en difficulté.
Suivi de la trésorerie et prévisionnel de trésorerie
Comme pour toute organisation, le suivi de trésorerie et l’établissement d’un prévisionnel de trésorerie doit permettre de s’assurer que l’association disposera des fonds nécessaires pour honorer ses engagements. Ce suivi est particulièrement important dans un contexte de financement public et de ressources limitées.
Un suivi rigoureux et des re-prévisions régulières à horizon de douze mois glissants permettent d’anticiper d’éventuelles difficultés de trésorerie et de prendre les mesures nécessaires.
Etablissement de dossier de demande de subvention
Les associations qui dépendent de subventions pour financer leur activité doivent préparer des dossiers solides et bien construits. Ces dossiers doivent mettre en avant le projet et son intérêt.
De la même manière, au moment des rendus de comptes, il convient de présenter un dossier garantissant une situation financière saine et une utilisation des fonds conforme à l’objet de la convention de financement.
L’engagement de l’expert-comptable auprès des associations
Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le recours à un expert-comptable présente l’avantage de pouvoir s’appuyer sur un professionnel dont l’expérience est éprouvée auprès de nombreux clients.
Il s’agira pour l’association de s’assurer que le professionnel pressenti a une bonne connaissance de l’écosystème des associations et de l’économie sociale et solidaire au sens large.
Par ailleurs son indépendance et ses obligations professionnelles en matière de qualité de travaux et de formation en font un partenaire privilégié à même d’accompagner et de conseiller les associations.
Les associations doivent elles avoir un commissaire aux comptes ?
L’obligation de nommer un commissaire aux comptes ne s’applique pas à toutes les associations. On rencontre différents cas de nomination obligatoire qui dépendent de la nature des activités, de la taille, des ressources.
Cependant trois cas couvrent la majeure partie des obligations de nomination de commissaires aux comptes à savoir :
-
- Nomination obligatoire en raison du déploiement d’une activité économique conduisant au dépassement de 2 des 3 critères suivants :
- 1, 55 M€ de total bilan
- 3,1 M€ de chiffre d’affaires HT ou des recettes annuelles HT
- 50 salariés
- Nomination obligatoire en raison d’un montant de dons perçus supérieurs à 153 K€
- Nomination obligatoire en raison de l’obtention de subventions publiques dépassant le montant annuel de 153 K€
- Nomination obligatoire en raison du déploiement d’une activité économique conduisant au dépassement de 2 des 3 critères suivants :
Ce qu’il faut retenir sur la gestion des associations
La gestion des associations, bien que similaire sur plusieurs points à celle des entreprises présente des spécificités. Qu’il s’agisse d’appliquer le règlement comptable spécifique, de garantir la transparence vis-à-vis des donateurs, d’anticiper les besoins de trésorerie ou de solliciter des subventions, une gestion administrative, comptable et financière rigoureuse est essentielle à la réussite et à la pérennité du projet associatif.
Opter pour une tenue interne ou externalisée, mettre en place une comptabilité analytique, assurer un suivi de trésorerie ou établir un prévisionnel d’activité sont autant de points d’attention à connaître et à maîtriser.
Avec ces éléments l’association se donne les moyens de ses ambitions.
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